TIETOSUOJASELOSTE

Tietosuojalaki 1050/2018

Laatimispäivä 8.9.2020 Viimeksi päivitetty: 9.9.2020

1. Rekisterinpitäjä

X-WK Logistics Oy
Y-tunnus 2882230-5 

Postiosoite:
Huolintakatu 3
20200 TURKU

Puhelin: 020-730 2641

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tom Öhman
puh. 020-730 2641
tom.ohman@x-wk.com

 

3. Rekisterin nimi ja käyttötarkoitus

X-WK asiakasrekisteri, joka on samalla operatiivisen toiminnan, asiakashallinnan ja markkinoinnin rekisteri.

Rekisterissä ylläpidetään asiakkaiden, alihankkijoiden, edustajien sekä muiden sidosryhmien henkilötietoja. Henkilötietoja käytetään tavarakuljetusten ja huolinnan palveluiden tuottamiseen sekä asiakassuhteiden hoitoon asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden kanssa.

 

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on henkilön ja X-WK Logistics Oy:n välinen asiakas-, alihankinta- tai edustussuhde, tai muu sidosryhmäsuhde.

Henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Kerätyt henkilötiedot ovat rekisterin käyttötarkoituksen kannalta asianmukaisia, olennaisia ja tarpeellisia.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Tallennamme asiakassuhteeseen liittyen minimitiedot, johon tyypillisesti kuuluu henkilön nimi, yritys, y-tunnus, toimialue sekä kontaktitiedot kuten sähköposti ja puhelinnumero. Asiakas voi kieltää tietojensa käyttämisen markkinointitarkoituksiin.

Rekisteriin voi kuulua seuraavia tietoja:

• • nimi
• • puhelinnumero
• • sähköpostiosoite
• • yrityksen nimi, osoite ja Y-tunnus
• • asema yrityksessä
• • henkilön itse ilmaisemat muut tiedot kuten toimialue
• • rekisteröinnin alkamisajankohta
• • yhteystiedon lähde

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan asiakkailta, edustajilta sekä muilta toimintaan liittyviltä sidosryhmiltä henkilökohtaisesti, sähköpostitse, puhelimitse tai verkkosivujen lomakkeen kautta.

Tiedot rekisteröidään kontaktipyyntöjen tekemisen, tarjouspyyntöjen vastaanottamisen, sopimuksen solmimisen sekä siihen liittyvien mahdollisten valtuutuksien sekä sähköisiä kanavia saapuneiden viestien käsittelyn yhteydessä.

Liiketoimintaan liittyen uusien asiakkaiden hankinnassa voimme kerätä henkilö- ja yritystietoja myös julkisista lähteistä.

 

7. Tietojen luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten tullille, verottajalle, vakuutusyhtiöille, tilitoimistoille ja vastaaville.

Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille tavarakuljetusten ja huolinnan palveluiden tuottamiseksi silloin kun se on palvelun tuottamiseksi välttämätöntä.

Tietoja voidaan luovuttaa X-WK Logistics Oy:n valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella.

 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakastietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

1. Kun siirto on tarpeen rekisteröidyn toimeksiannosta tai rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
    
2. Kun siirto on tarpeen rekisterinpitäjän ja sivullisen välisen rekisteröidyn edun mukaisen sopimuksen tekemiseksi tai täytäntöönpanemiseksi

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto:
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille.

B. Digitaalinen aineisto:
Talletetaan salasanoin ja palomuurilla suojattuun järjestelmään. Tietoja käsittelevät vain avainhenkilöt ja niiden tarkastelu vaatii kirjautumisen käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina.

Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta ja asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolain mukaisiin periaatteisiin.

 

10. Tarkastusoikeus ja säilytysaika

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, oikaista tai pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot. Rekisterinpitäjä antaa em. tiedot pyydettäessä. Pyynnön tietojen tarkastamiseksi voi esittää yhteyshenkilölle.

Tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen katsotaan olevan voimassa. Kirjanpitoaineistoja säilötään kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta.

 

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön tiedon korjaamiseksi.

 

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

X-WK Logistuics Oy pyrkii kehittämään liiketoimintaansa ja palveluitaan jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.